Czy czasem zastanawialiście się jak przekazać wiedzę swoim pracownikom w przystępny i angażujący sposób? Umiejętne wykorzystanie wiedzy może dać nieopisywalne korzyści. W dzisiejszym wpisie poruszymy m.in. takie zagadnienia jak: czym jest wiedza dla pracownika oraz jakie są znane rozwiązania IT, które usprawniają procesy w firmie.
Czym jest wiedza dla pracownika?
Na początku naszych rozważań warto zastanowić się czym jest właściwie wiedza dla pracowników z punktu widzenia organizacji. Stanowi ona element zarządzania biznesem, jednak można zauważyć, że pozostaje ciągle dobrem niedostatecznie zagospodarowanym lub wykorzystywanym fragmentarycznie, bez planu i świadomego celu. Umiejętne przekazywanie wiedzy ma za zadanie przede wszystkim usprawnić pracę w firmie oraz zmniejszyć koszty zachodzących procesów. Temu również mają posłużyć narzędzia IT.
Proces dostarczania wiedzy pracownikom w organizacjach oraz koszty z tym związane
Sam proces dostarczania wiedzy do organizacji diametralnie się zmienił na przestrzeni lat. Dawniej młodsi pracownicy pytali starszego o radę, pomoc, obecnie to rzadkość. Dziś nie dość, że zdarzają się przypadki, gdy młodszy pracownik ma większą wiedzę i doświadczenie od starszego, to firmy zatrudniają specjalistów, którzy mają pomóc w rozwiązywaniu problemu pracownika. Oczywiście wiąże się to z ekstra kosztem dla pracodawców. Dodatkowo na rynku stwierdza się niedobór dobrych trenerów – a dokładnie rzecz ujmując ich liczba nie jest wystarczająca w stosunku do coraz to większych potrzeb polskich firm. Kiedy znajdziemy już odpowiednią osobę do przeszkolenia naszych pracowników, należy pamiętać, że jednodniowe szkolenie pracowników to nie tylko koszt samego szkolenia, ale również koszt nieprzepracowanych w tym dniu godzin.
Kolejną ważną kwestią w zarządzaniu wiedzą jest jej zapamiętywanie. Wiedzę trzeba utrwalać -w przeciwnym wypadku zanika. Można zastanawiać się jak często utrwalać wiedzę. My proponujemy wprowadzić na początek prostą zasadę czyli zaczynać spotkania od kilkuzdaniowego streszczenia informacji, które już znamy.
Inaczej ma się sytuacja w przypadku wdrożenia nowego pracownika. Aby przekazać mu wiedzę należy poświęcić o wiele więcej pracy, całość musi być dokładnie usystematyzowana. Tutaj świetnym rozwiązaniem okażą się różne rozwiązania IT, o których więcej wspomnimy poniżej.
Rozwiązania IT, które usprawnią procesy w organizacji
a) baza wiedzy
Rośnie ilość firm w których stosowana jest baza wiedzy opakowana w formę aplikacji mobilnej lub serwisu www. Głównym zadaniem jest wsparcie działów firmy, poprzez publikację materiałów merytorycznych oraz przedstawienie informacji, które są potrzebne użytkownikowi.
b) mechanizmy grywalizacji
Z bazą wiedzy doskonale łączy się temat grywalizacji. Pomaga odpowiedzieć na pytanie jak właściwie sprawdzać wiedzę, którą zdobyliśmy z pomocą np. systemu bazy wiedzy opisywanego powyżej. Aplikacje mobilne posiadające mechanizm grywalizacji z jednej strony pozwalają na weryfikacje/ utrwalanie wiedzy, z drugiej zaś wzbudzają rywalizację między współpracownikami, która może być motywatorem do pracy i wiązać się ze zwiększeniem wydajności. Grywalizacja wspomaga również sam proces zapamiętywania wiedzy.
c) dedykowane aplikacje mobilne i serwisy www wspierające proces wdrożenia nowego pracownika
Kolejnym sposobem na wykorzystanie technologii w organizacji są oczywiście powszechne już aplikacje mobilne, przykładem jest aplikacja, która wspiera proces adaptacji pracownika. Pierwsze dni w nowej firmie to zawsze stresująca sytuacja: duża ilość informacji, którą trzeba przyswoić w krótkim czasie, nowe pojęcia i zadania. Aplikacja mobilna z jednej strony dostarczy informacje, z drugiej usystematyzuje zadania. Mogą znajdować się w niej materiały informacyjne o stanowisku pracy i firmie, checklista zadań do wykonania, do której przełożony mógłby mieć dostęp i na bieżąco weryfikować postępy nowego pracownika.
Podsumowując, zastosowanie wspomnianych rozwiązań staje się, zwłaszcza w większych firmach, coraz bardziej popularne. Wiedza, która jest przekazywana poprzez rozwiązania IT usprawnia procesy w organizacji- działa na korzyść pracowników oraz przełożonych. Wspomniane narzędzia IT to tylko część możliwości jakie można wdrożyć w organizacji. Może to usprawnić procesy rekrutacji, adaptacji nowego pracownika do środowiska pracy, a także co istotne jego rozwoju. A przecież jak każdy z nas wie, zadowolony pracownik to podstawa w budowaniu pozycji firmy.
* Artykuł pojawił się również na stronie HRStandard.