Pierwszym etapem każdego projektu, powinna być dokładna analiza potrzeb, wymagań, jednym słowem określenie czego tak naprawdę potrzebujemy i w czym ma nam to pomóc. W tym artykule nie będziemy skupiali się na procesie przeprowadzania analizy, ale na pytaniu, które zadajemy sobie jako kolejne: co wybrać – Rozwiązania gotowe istniejące na rynku czy może pokusić się o budowę rozwiązania dedykowanego? Niestety zawiodą się Ci, którzy szukają na to pytanie jednoznacznie dobrej odpowiedzi, bo takiej odpowiedzi nie ma. Przed podjęciem decyzji warto jednak odpowiedzieć sobie na poniższe pytania, zrobić bilans zysków i strat.
CZY NA PEWNO WIEMY CZEGO POTRZEBUJEMY?
W idealnym projekcie, potrzeby są sprecyzowane i dokładnie opisane. No właśnie w idealnym… Często jednak bywa tak, że mamy określoną jedynie wizję, cel który chcemy osiągnąć, a na wyspecyfikowanie potrzeb brakuje pomysłu albo po prostu czasu. Rozwiązaniem może być zlecenie przeprowadzenia analizy przyszłemu wykonawcy. Jeśli to ze względów chociażby kosztowych nie może być zrealizowane, warto sięgnąć po rozwiązanie gotowe, które pozwala nam spełnić nasz cel. Musimy jednak pamiętać, że podejmując taką decyzję godzimy się na to, że nie do końca jesteśmy panem własnego losu. Akceptujemy to, co gotowe rozwiązanie nam daje, dostosowujemy swoje potrzeby do niego, a pewnie w większości zgodzimy się, że nie tak to powinno wyglądać. Rozwiązanie ma realizować nasze potrzeby i tak będzie, ale tylko jeśli zdecydujemy się na dedykowane. Podobnie sytuacja przedstawia się w sytuacji kiedy dokładnie wiemy czego potrzebujemy i okazuje się, że nasze potrzeby są na tyle specyficzne, że żadna z rynkowych propozycji ich nie spełnia. W takiej sytuacji wniosek nasuwa się jeden: budujemy od zera. Może się również zdarzyć, że półkowe rozwiązanie oferuje nam aż za dużo funkcji, które tylko utrudniają pracę naszym użytkownikom.
CZY NASZ BUDŻET TO WYTRZYMA?
Dedykowane rozwiązanie z oczywistych powodów będzie droższe niż to wzięte ze sklepowej półki. Wydawać by się mogło, że w tym przypadku wniosek jest oczywisty: jeśli nie masz odpowiedniego budżetu, wybierz gotowe i tańsze. Do pewnego momentu tak jest, schody pojawiają się wtedy, kiedy w naszym „gotowcu” chcemy coś zmodyfikować, dodać, zintegrować z wewnętrznymi systemami organizacji. Koszty takich prac są stosunkowo wysokie, a nierzadko czas ich wdrożenia jest dłuższy niż w przypadku analogicznych prac w rozwiązaniu dedykowanym. Zdarza się również, że wykonanie tych prac jest wręcz niemożliwe. Jeśli zatem planujesz rozwijać swój projekt w przyszłości, zastanów się czy gotowe rozwiązanie Ci na to pozwoli, a jeśli tak, czy koszty rozbudowy nie przewyższą Twoich budżetowych założeń.
CZY MAMY NA TO CZAS?
Nie trzeba być specjalistą w zakresie zarządzania projektami, aby wiedzieć że budowa od początku zajmie więcej czasu niż zakup czegoś co jest już gotowe. Można kupić gotowy projekt domu, a można też zatrudnić architekta i zaprojektować dom naszych marzeń. Można skorzystać z oferty biura podróży, a można też samemu zaplanować podróż życia. Jeśli zdecydujemy się na gotowe rozwiązanie, najwięcej czasu poświęcimy na research i analizę tego co oferuje nam rynek. Proces samego wdrożenia z założenia powinien przebiegać sprawnie. Proporcje w przypadku rozwiązania szytego na miarę przedstawiają się nieco inaczej. Najważniejszym etapem jest planowanie i analiza, im dokładniej ją przeprowadzimy tym więcej problemów unikniemy na kolejnych etapach realizacji. Konieczne jest sporządzenie dokumentu Specyfikacji Wymagań Funkcjonalnych w którym spiszemy założenie, określimy cel, opiszemy poszczególne funkcje i sposób przepływu informacji pomiędzy elementami systemu. Nasza analiza powinna obejmować nie tylko kwestie dotyczące stricte możliwości realizacji, ale też kooperację z otoczeniem. W kolejnym kroku przygotowywany jest projekt funkcjonalny. Na tym etapie ogólnie rzecz biorąc pracujemy nad takim ułożeniem poszczególnych elementów systemu, komunikacją pomiędzy nimi, strukturą, aby system był jak najbardziej użyteczny dla użytkowników. W kolejnym etapie przechodzimy do projektu graficznego, dopiero po nim następuje implementacja, a potem testy i wdrożenie. Proces realizacji został tutaj przedstawiony w dużym uproszczeniu, pozwala to jednak w zupełności na pokazanie różnic pomiędzy gotowym a dedykowanym rozwiązaniem. Czas jest czynnikiem, który działa na niekorzyść aplikacji dedykowanych, z drugiej strony etapowość realizacji zapewnia interesariuszem wysoki stopień bezpieczeństwa co do tego, że tworzone rozwiązanie całkowicie spełnia ich oczekiwania.
Jak widać, wybór pomiędzy rozwiązaniem gotowym, a dedykowanym nie jest zadaniem trywialnym. Jeśli system, którego potrzebujesz powinien realizować specyficzne, wręcz unikalne potrzeby, najlepszym wyborem będzie realizacja go od początku. Jeśli natomiast większość, lub też najważniejsze funkcje posiadają systemy gotowe, skorzystaj ze sprawdzonych rozwiązań, które daje Ci rynek. Najważniejsze, aby Twoja decyzja podparta była solidną analizą za i przeciw każdej z propozycji, wtedy wybór na pewno będzie najlepszy.