Wstęp
W ostatnim czasie mieliśmy przyjemność uczestniczyć w warsztatach w naszej firmie, które skupiły się na kluczowym aspekcie efektywnego zarządzania projektami – tworzeniu idealnej struktury projektu oraz na kwestiach organizacyjnych.
Warsztaty zostały podzielone na dwa etapy. Pierwszy etap odbył się zdalnie, za pośrednictwem narzędzi Miro oraz Microsoft Teams. W drugim etapie uczestnicy spotkali się w biurze, aby kontynuować prace. W warsztatach wzięło udział 12 osób oraz każdy etap warsztatów trwał 4 godziny. Dziś chciałbym podzielić się z Wami informacjami z tych inspirujących dni.
Wyjście od celów to kierunek sukcesu!
Pierwszym kamieniem milowym warsztatów było jasne zdefiniowanie ich celów. Sukces, który chcemy osiągnąć zaczyna się od precyzyjnego określenia, dokąd zmierzamy. To pozwoliło nam ustalić kierunek działania i zbudować solidne fundamenty pod naszą strukturę. Naszym celem było zrozumienie obecnych problemów z zarządzaniem projektami, a także wspólna praca nad zaprojektowaniem i doskonaleniem struktury projektu we współpracy ze zespołem.
Metody i techniki zastosowane podczas warsztatów
- Design studio
Design Studio to metoda pracy, która skupia się na kreatywnym rozwiązywaniu problemów i współpracy zespołowej w procesie projektowania. Warsztat Design Studio angażuje osoby o różnych specjalizacjach, takie jak projektanci, programiści, marketerzy, project managerzy. Zespoły są podzielone na mniejsze grupy, co ułatwia bardziej skoncentrowaną pracę nad konkretnymi aspektami projektu.
- Brainstorming
Burza mózgów to technika kreatywnego myślenia służąca do wymyślania nowych pomysłów i rozwiązywania problemów. Zespoły wykorzystują tę metodę tworzenia koncepcji, aby zachęcić do nowych sposobów myślenia i wspólnie generować rozwiązania. Brainstorming często wykorzystuje zasady asocjacyjnego myślenia, co oznacza skojarzenia i rozwijanie pomysłów na podstawie innych. Jedna myśl może prowadzić do kolejnych, co zwiększa kreatywność.
- Customer – Problem – Solution
Podejście „Customer-Problem-Solution” stawia nacisk na zrozumienie klienta, identyfikację rzeczywistych problemów i skoncentrowane opracowywanie rozwiązań, co jest kluczowe dla skutecznego projektowania produktów, usług czy innowacji.
Program i przebieg warsztatów I części warsztatów
- Etap 1. Icebreaker – stworzenie swojego avatara (Icebreaker)
Icebreaker to technika używana na początku mająca na celu „złamania lodu”, na tym etapie każdy z uczestników w ramach rozluźnienia atmosfery, budowania zaangażowania oraz kreatywnego myślenia w zespole miał za zadanie zbudować swojego avatara.
- Etap 2. Burza mózgów
W tej fazie podzieliliśmy uczestników na dwie grupy: A i B. Każda grupa miała za zadanie wybrać swojego lidera, który miał ich reprezentować i przedstawiać wnioski z przeprowadzonych dyskusji. Zadanie do wykonania polegało na:
• Zidentyfikowaniu mocnych i słabych stron obecnej struktury projektów w firmie.
• Przedstawieniu propozycji rozwiązań dla napotkanych problemów związanych ze słabymi stronami, jak również sugestii usprawnień dla aspektów pozytywnych.
Na zakończenie, lider każdej grupy miał zaprezentować zebrane przemyślenia i propozycje uczestnikom.
Początkowo na wykonanie zadania przeznaczone było 20 minut. Jednak podczas dyskusji pojawiły się dodatkowe, wartościowe uwagi, co skłoniło do przedłużenia czasu dyskusji do 40 minut.
- Etap 3. Grupowanie przemyśleń
Zadanie polegało na zgromadzeniu wszystkich pomysłów i przemyśleń zarówno z grupy A, jak i B w jednym miejscu. Następnie miała miejsce krótka dyskusja na temat zalet i wad obecnych rozwiązań, a także na wspólne opracowywanie propozycji rozwiązań problemów i sugestii usprawnień.
Wspólnie podzieliliśmy złe oraz dobre strony na kategorie, które jeden z moderatorów spisywał na karteczkach. Okazało się, że wiele problemów oraz plusów w procesie projektowym powiela się, dlatego je również pogrupowaliśmy.
Podczas warsztatów poświęciliśmy znaczący czas na dyskusje na temat wad i zalet struktury projektu oraz kwestii organizacyjnych w firmie. Wspólnie staraliśmy się na bieżąco proponować pomysły na rozwiązanie danego problemu. Dla tego zadania przewidziano od 30 do 45 minut. Jednak duże zaangażowanie i ogrom pomysłów spowodował, że na koniec tego czasu nie zrealizowaliśmy zaplanowanego celu. W związku z tym moderator podjął decyzję o zakończeniu warsztatów na tym etapie, z zamiarem zgromadzenia i uporządkowania dotychczasowych przemyśleń.
Pozostała część warsztatów miała zostać przeprowadzona w późniejszym terminie, podczas kolejnego spotkania.
Program i przebieg warsztatów II części warsztatów
- Dodanie rozwiązań do problemów
Po zakończeniu pierwszej części warsztatów, moderatorzy uporządkowali zidentyfikowane problemy oraz ich potencjalne rozwiązania, przenosząc je na tablice wykonane z brystoli. Dzięki temu wszyscy uczestnicy mieli klarowny obraz dotychczasowych wyzwań i proponowanych rozwiązań. Przygotowane tablice zostały wówczas wykorzystane przez uczestników do wspólnego generowania dodatkowych propozycji rozwiązań problemów oraz sugestii usprawnień. Uczestnik, który wymyślił rozwiązanie, zapisywał je na karteczce i przyklejał do odpowiedniego problemu. W tym samym czasie moderator notował ten sam problem i przyklejał go na drugą przygotowaną tablicę.
Dzięki intensywnej 15 minutowej burzy mózgów wygenerowaliśmy nowe rozwiązania.
- Tworzenie idealnej struktury w grupach
Na tym etapie podzieliliśmy uczestników na dwie grupy: A i B. Każda grupa miała za zadanie stworzyć według nich idealna strukturę projektową. Na koniec zadania lider każdej grupy zaprezentował wykonaną prace.
To doświadczenie pozwoliło nam zobaczyć różne podejścia do pracy grupowej przy tworzeniu struktury.
Grupa A skoncentrowała się na opracowaniu skutecznej struktury pracy, podzielonej na kluczowe etapy: określenie codziennych zadań, wprowadzenie lżejszych zadań do realizacji przy przerwie na kawę, organizowanie codziennych spotkań dla omówienia postępów, szczegółowe planowanie wszystkich niezbędnych działań, opracowanie schematu przepływu pracy oraz planowanie pracy w cyklach sprintów. Dzięki tej strukturze, zapewnili ciągłość i efektywność pracy, jednocześnie promując współpracę i motywację w zespole.
Grupa B pracowała w formie burzy mózgów, charakteryzującej się brakiem sztywnych kategorii. Ich struktura przypominała porozrzucane karteczki. Członkowie grupy B podczas pracy po kolei przeglądali karteczki, na których umieszczone były problemy oraz rozwiązania z poprzedniego zadania, starając się wyłonić najlepsze propozycje i dostosować je do idealnej struktury.
- Wspólne tworzenie idealnej struktury
Na tym etapie warsztatów wspólnie wypracowywaliśmy idealną strukturę. Wykorzystywaliśmy do tego wypracowane w poprzednim zadaniu karteczki grupy A i B, tworzące ich idealną strukturę. Tworząc idealną strukturę rozłożyliśmy ją na kilka kluczowych etapów, tak jak to wyglądało w grupie A. To metodyczne i zorganizowane podejście pozwoliło nam efektywnie realizować nasze cele. Tworząc idealną strukturę uczestnicy byli zgodni i współpracowali ze sobą harmonijnie. Porównując boardy grupy A i B okazało się, że większość karteczek powiela się, dlatego podczas dyskusji połączyliśmy siły i wspólnie stworzyliśmy idealną strukturę. Dodatkowo stworzyliśmy również flow.
Korzyści ze spotkania warsztatowego
Spotkania warsztatowe, skoncentrowane na strukturze projektowej, stworzyły okazję do zdobycia wartościowej wiedzy praktycznej, rozwijania umiejętności miękkich i budowania silnego fundamentu do efektywnego zarządzania projektami. Te korzyści mają długofalowy wpływ na skuteczność działań organizacji i sukces w realizacji projektów. Uczestnicy warsztatów również zwrócili uwagę, że wspólne uczestnictwo w warsztatach buduje więzi między członkami zespołu, co korzystnie wpływa na atmosferę pracy i współpracę. Dodatkowo warsztaty pomagają uczestnikom doskonalić umiejętność przekazywania informacji, co prowadzi do klarownej wymiany myśli w zespole.
Podsumowanie
W trakcie naszych ostatnich warsztatów poświęconych tworzeniu idealnej struktury projektu przeżyliśmy intensywny proces nauki, wymiany doświadczeń i praktycznego eksplorowania kluczowych elementów efektywnego zarządzania projektami.
Kluczowe rezultaty to identyfikacja problemów, praca nad ich rozwiązaniami, dostosowanie procesu do potrzeb pracowników, efektywne tworzenie struktury, a także spójny plan wdrożenia.
Każdy członek zespołu był zachęcany do aktywnego udziału i dzielenia się swoimi pomysłami. Niezależnie od roli czy doświadczenia, każdy wniósł swoją unikalną perspektywę do warsztatów. Nasza struktura projektu jest teraz gotowa na adaptację do zmieniających się warunków, co pozwala nam utrzymać kurs w kierunku sukcesu. Te warsztaty nie tylko dostarczyły nam nowej wiedzy, ale także otworzyły drzwi do praktycznych umiejętności zarządzania projektami. Jesteśmy pełni entuzjazmu i gotowi wykorzystać zdobytą wiedzę w praktyce.
Jeżeli chcielibyście, abyśmy zorganizowali warsztaty w Waszej i przeanalizowali np. Wasz produkt, który rozwijacie zapoznajcie się z naszą ofertą warsztatową.