Każda firma świadoma wartości jaką jest wiedza, dba o jej gromadzenie oraz o przekazywanie odpowiednich informacji do właściwych osób. Wiedza to wartość, która ma wpływ na osiąganie przewagi rynkowej firmy i szybszą realizację celów biznesowych. W artykule przedstawimy czym jest baza wiedzy i opowiadamy o sprawdzonym rozwiązaniu, które ułatwia dzielenie się wiedzą.
Zależy Ci, aby Twoi pracownicy zawsze mieli dostęp do niezbędnych dokumentów, procedur, plików? Chcesz, aby sprawnie wyszukiwali informacje i szybko znajdowali rozwiązania? Zastanawiasz się, jak skrócić ich czas szkolenia? Stwórz im bazę wiedzy! Taka „firmowa Wikipedia” powinna być dla nich łatwo dostępna, prosta w użyciu i przejrzysta.
Znaczenie bazy wiedzy w organizacji
Baza wiedzy (ang. knowledge base / knowledge center) to zbiór dokumentów, informacji, instrukcji i plików – jednym słowem know-how, które ułatwia pracownikom codzienną pracę. Dzięki jej istnieniu użytkownicy szybciej się uczą i oszczędzają czas, który niejednokrotnie zdarza im się tracić na wyszukiwanie dokumentów i informacji w mailach czy zapomnianych folderach. Ciągle nierzadko zdarza się, że odchodzi z firmy pracownik z wiedzą „zapisaną” jedynie w głowie. Chcąc uchronić się przed takimi sytuacjami, warto mieć jedno miejsce, w którym archiwizujemy całą dostępną wiedzę firmy. Firmowa baza wiedzy:
- porządkuje i zbiera potrzebne dokumenty i szablony,
- zapewnia wgląd do materiałów wdrożeniowych (opisy stanowisk, procedury),
- pozwala na dostęp do materiałów szkoleniowych (instrukcje użycia, korzystania, informacje o nowych produktach).
Systemy informatyczne wspomagające zarządzanie wiedzą
Nie trzeba już chyba nikogo przekonywać, że proces digitalizacji jest dla każdego nieuchronny. Być może Twoja organizacja jedynie zdaje sobie sprawę, że to konieczne, a być może już działa digitalizując kolejne strategiczne dla siebie obszary. Automatyczne rozwiązania są wręcz koniecznością, a systemowe zarządzanie wiedzą sprawia, że dostęp do źródeł jest łatwiejszy, a nauka przyjemniejsza. Akademia MediaEdu to system do zarządzania wiedzą w organizacji – baza wiedzy, którą można dowolnie zarządzać. Przejrzysty interfejs, intuicyjna wyszukiwarka i możliwość zamieszczania różnych rodzajów plików czynią ten system skarbnicą wiedzy, z której chce się korzystać.
Akademia MediaEdu to więcej niż firmowa Wikipedia
System nie tylko porządkuje i zbiera wiedzę, ale daje też możliwość jej szybkiego wyszukiwania i sortowania. Materiały, z których korzystamy widoczne są np. w zakładkach: „dokumenty do akceptacji”, „ostatnio przeglądane” czy „ostatnio wyszukiwane”. Nieocenioną wartością systemu jest możliwość szkolenia pracowników. Pracodawcy na co dzień borykają się z problemem zbyt dużych kosztów przeznaczanych na wdrażanie nowych osób, a do tego nie mają pewności, czy przekazana (zwykle jednorazowo) duża partia wiedzy jest wystarczająca, by z powodzeniem rozpocząć samodzielne działania.
Kolejny problem to sprawne i efektywne szkolenie pracowników z nowości rynkowych i organizacyjnych. Z systemem Akademia MediaEdu to już nie kłopot. Poprzez platformę użytkownik zostaje poinformowany o nowej partii wiedzy, a dzięki modułowi e-learnigu może on sprawdzić swoje kwalifikacje, rozwiązując dostępne testy. Z kolei system raportowy daje możliwość analizowania postępów. Ponadto, dzięki rozbudowanym statystykom możemy weryfikować, które dokumenty, pliki, tematy cieszą się największym zainteresowaniem, co pozwala na lepsze dopasowanie contentu i sugeruje, jakie obszary wiedzy warto uzupełniać. Jak w każdej akademii, tak i w Akademii MediaEdu mamy możliwość skorzystania z „biblioteki”, czyli bazy plików, dokumentów, jak i dostępnego „słownika” – zakładki, w której można sprawdzić pojęcia istotne dla naszej dziedziny. Dodatkowym atutem systemu jest możliwość kontaktu z ekspertami wyznaczonymi przez firmę (jeśli np. materiałem w Akademii MediaEdu są informacje dla handlowców o danym produkcie, to ekspertem w tym wypadku może być wydzielony przez firmę brand manager zajmujący się tym produktem na co dzień.) Jakie są główne plusy tego rozwiązania?
Przedstawiamy 10 zalet korzystania z Akademii MediaEdu
- Szybki i łatwy dostęp do bazy wiedzy – dokumenty, procesy, procedury zebrane w jednym miejscu.
- Dostęp do aktualnych informacji – użytkownicy na bieżąco zapoznają się z nowościami i zmianami.
- Przyspieszenie procesu szkoleniowego przy jednoczesnym obniżeniu kosztów szkolenia.
- Mniejsze koszty wdrażania nowych pracowników.
- Okazja do zdobycia nowych kompetencji zawodowych.
- Większa motywacja użytkowników do nauki (dzięki modułowi grywalizacji).
- Możliwość weryfikacji poziomu wiedzy użytkowników (dzięki modułowi e-learningu).
- Wzrost poziomu zadowolenia pracowników z wykonywanych obowiązków.
- Konsultacje z ekspertami – knowledge sharing (dzielenie się wiedzą) staje się jeszcze prostsze!
- Rozbudowany moduł raportowy ze statystykami.
System informatyczny do zarządzania wiedzą – Akademia MediaEdu
Akademia MediaEdu to baza, która pomaga zarządzać potencjałem intelektualnym pracowników oraz zasobami wiedzy. To narzędzie wspierające procesy edukacyjne w organizacjach. Świetnie sprawdza się w działach szkoleniowych, marketingowych, HR-owych, sprzedażowych, a także w branżach, które posiadają sporą liczbę produktów i zmagają się z często zmieniającymi się ofertami. Dzięki systemowi pracownicy są zawsze na bieżąco. W zależności od potrzeb organizacji, dostosowywane są moduły i funkcje narzędzia, tak by jak najlepiej spełniać oczekiwania konkretnych pracodawców i pracowników.
Baza wiedzy jest również wykorzystywana u naszych klientów, przykładem realizacji jest SimOne. Projekt, który wciąż jest rozwijany o nowe funkcjonalności. Głównym celem SimOne pełnie roli repozytorium wiedzy, dokumentów, informacji oraz zaangażowanie pracowników z racji zastosowania mechanizmów grywalizacji.
Zainteresowała Was Akademia MediaEdu – skontaktujcie się z nami, a chętnie przedstawimy szczegóły i ocenimy jakie korzyści może dać firmie.