Baza wiedzy – jak może przydać się w Twojej organizacji?

Zastanawiasz się, jakie zastosowanie może mieć baza wiedzy w Twojej organizacji? W poniższym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:

• w jakich branżach może sprawdzić się baza wiedzy,
• jakie korzyści przyniesie Twojej organizacji,
• jakie możliwości daje,
• czym wyróżnia się Akademia MediaEdu.

Podstawowe informacje na temat zarządzania wiedzą w organizacji mogliście znaleźć na naszym blogu.

Czym jest baza wiedzy?

Baza wiedzy jest zebranym zbiorem dokumentów, formularzy, plików oraz instrukcji potrzebnych do sprawnego funkcjonowania danej organizacji.

Dzięki takiemu rozwiązaniu użytkownik systemu może szybciej się uczyć i oszczędzać czas, który niejednokrotnie zdarza się mu tracić na wyszukiwanie dokumentów i informacji w mailach czy zapomnianych folderach.

Występują również przypadki, gdy dany pracownik odchodzi z firmy i część swojej wiedzy „pozostawia w głowie”. Dzięki bazie wiedzy można uniknąć tego problemu. Informacje mogą być od razu przekazywane pracownikowi, dzięki czemu usprawniany jest cały proces.

W jakich branżach warto zastosować bazę wiedzy?

Baza wiedzy świetnie sprawdzi się w organizacjach, które posiadają:

• Dział Sprzedaży​
• Dział Szkoleń i HR​
• Dział Merytoryczny zajmujący się specyfikacją produktów ​i usług

Baza wiedzy daje szereg możliwości. Po pierwsze umożliwia sprawne przekazywanie pracownikom (np. Działu Sprzedaży) wiedzy, niezbędnej w ich codziennej pracy. Jest ona gromadzona i na bieżąco ​
aktualizowana przez działy merytoryczne (produktowe).​

Dzięki bazie wiedzy w organizacji widoczne jest znaczące skrócenie czasu potrzebnego nowym pracownikom ​
do pozyskania niezbędnej wiedzy. Dodatkowo jest ona podana w przystępny i efektywny sposób.​

Baza wiedzy daje możliwość również systematycznego monitorowania poziomu wiedzy pracowników, dzięki temu można szybko reagować np. wydłużając czas onboardingu lub zorganizować dla pracownika dodatkowe szkolenia.

O Akademii MediaEdu

​Akademia MediaEdu oparta jest na koncepcji mikroserwisów, czyli małych projektów odpowiedzialnych za realizację konkretnego zadania. Każdy z nich jest integralnym elementem całości. ​Tego typu konstrukcja sprzyja rozwojowi i skalowalności rozwiązania. 

W skład elementów systemu wchodzą:

1. ROLE I UPRAWNIENIA – mikroserwis odpowiedzialny za definiowanie ról w systemie i zarządzanie uprawnieniami użytkowników ​
2. BAZA WIEDZY –mikroserwis odpowiedzialny za gromadzenie, przechowywanie  i udostępnianie wiedzy użytkownikom​
3. RAPORTY Z BAZY WIEDZY – mikroserwis odpowiedzialny za gromadzenie danych statystycznych z bazy wiedzy​
4. E-LEARNING – mikroserwis odpowiedzialny za weryfikację wiedzy użytkowników​
5. PANEL ADMINISTRACYJNY – mikroserwis odpowiedzialny za zarządzanie częścią e-learning ​
   w zakresie tworzenia lekcji i zarządzania ich harmonogramem​
6. RANKINGI – mikroserwis realizujący funkcje grywalizacji​
7. RAPORTY Z E-LEARNINGU – mikroserwis odpowiedzialny za gromadzenie danych statystycznych z części ​
   e-learningowej i udostępnianie ich uprawnionym do tego użytkownikom

Akademia MediaEdu dostępna jest zarówno ​w wersji www, jak i na platformie iOS (iPad, iPhone) oraz Android.​

​Dzięki temu Użytkownicy w każdym miejscu i czasie mogą wyjaśnić swoje wątpliwości, sprawdzić cenniki czy przypomnieć sobie parametry produktu.

Baza wiedzy – jakie korzyści dla firmy daje?

Decydując się na system bazy wiedzy można liczyć na szereg korzyści.

KOMPLETNA, ZDIGITALIZOWANA BAZA WIEDZY​

Sprawne zarządzanie wiedzą w organizacji jest krytycznym czynnikiem sukcesu i podnoszenia wartości nowoczesnego przedsiębiorstwa, dlatego przechowywanie materiałów z różnych działów w formie elektronicznej staje się koniecznością. ​Wiąże się to z potrzebą sprawnego gromadzenia, aktualizacji,  jak również wyszukiwania czy dystrybucji ciągle rosnącej ilości informacji. 

SPRAWNE ADMINISTROWANIE, WYSZUKIWANIE I ORGANIZACJA DANYCH​

Podział na kategorie, sprawna wyszukiwarka oraz przejrzystość struktury danych, sprawiają iż MediaEdu to narzędzie w pełni ergonomiczne. Pozwala ono przechowywać wiedzę ze wszystkich dziedzin. ​Dodatkowo dzięki CMS (system zarządzania treścią) struktura jest elastyczna, a wygląd dokumentów spójny.  

KONTAKT ​Z EKSPERTAMI ​

​W przypadku wątpliwości, użytkownicy mogą w każdej chwili wysłać pytanie ​do wybranego przez siebie eksperta. ​
W każdej z kategorii, ekspertem może być jedna bądź kilka osób. Wybrany ekspert może w dogodnym momencie udzielić stosownej informacji oraz dodatkowo powiększyć bazę wiedzy​ z danej dziedziny – jeżeli uzna to za potrzebne.

POMOC W SZKOLENIACH ​ E-LEARNINGOWYCH​

​Moduł e-learningu wraz z systemem weryfikacji poziomu wiedzy sprawia, że MediaEdu znacząco wpływa ​na podniesienie jakości wyszkolenia pracowników, co w oczywisty sposób przekłada się na lepsze wyniki w pracy. ​Ma to szczególnie duże znaczenie ​w wysoko specjalistycznych branżach, ​w których kompetencje sprzedawcy silnie przekładają się na sprzedaż. Dodatkowy słowniczek z trudnymi pojęciami, sprawia że nowe osoby łatwiej przyswoją przekazywane im informacje.

WERYFIKACJA EFEKTÓW SZKOLENIA​

Weryfikacja wiedzy w postaci cyklicznych, krótkich pytań sprawdzających (np. dwa pytania na tydzień) to kolejny, sprawdzony sposób motywacji do systematycznej nauki. Do wzrostu efektywności szkoleń przyczyni się również moduł grywalizacji, dzięki któremu można nagradzać za poprawne odpowiedzi, a nawet rywalizować zespołowo. Wymienione elementy sprawiają, że pracownicy są pozytywnie motywowani do systematycznego podnoszenia kwalifikacji i utrzymywania swojej wiedzy na wysokim poziomie.

SYSTEM RAPORTOWY ​

Rozbudowany moduł raportowy pozwala menadżerom kontrolować statystyki ​z zakresu popularności materiałów, aktywności poszczególnych użytkowników i poziomu wiedzy badanej w module ​e-learningowym. Analiza gromadzonych danych ułatwi optymalizację procesu ​oraz materiałów szkoleniowych. Z kolei porównanie danych z modułu raportowego MediaEdu z wynikami sprzedaży, pozwoli na identyfikację wymiernych korzyści dla organizacji.

Podsumowanie

Bazy wiedzy w organizacji znajdują coraz szersze zastosowanie. Nie tylko mogą być świetnym rozwiązaniem w szkoleniu pracowników, ale i wdrażaniu nowych osób do organizacji. Jeżeli chcielibyście ją wdrożyć w swojej organizacji – skontaktujcie się przez nasz formularz. Odpowiemy w ciągu 24 godzin.